Online randevu sistemi, müşterilerin bir işletmeden internet üzerinden uygun saati seçerek randevu almasını, işletmenin de randevuları tek bir takvimde yönetmesini sağlayan yazılımdır. Bu rehberde bu sistemlerin ne işe yaradığını, ücretsiz araç, hazır yazılım ve özel geliştirme arasındaki farkı, olması gereken özellikleri ve KVKK yükümlülüklerini anlatıyoruz.
Not: Devlet hastanelerinden randevu almak için kullanılan Merkezi Hekim Randevu Sistemi'ne (MHRS) ulaşmak istiyorsanız resmi adresi kullanın. Bu yazı, kendi müşterilerine randevu vermek isteyen işletmeler içindir.
Online randevu sistemi nedir?
Bir kuaför, klinik, danışmanlık ofisi, oto servis ya da eğitim kurumu düşünün. Randevu sistemi olmadan randevular telefonla alınır, bir deftere ya da kişisel takvime yazılır. Online randevu sistemi bu işi müşteriye bırakır: Müşteri hizmeti seçer, uygun saatleri görür ve randevusunu kendisi oluşturur.
Arka planda randevu sistemi her hizmetin süresini, personelin çalışma saatlerini ve mevcut randevuları bilir. Böylece yalnızca gerçekten boş olan saatleri gösterir. Randevu alındığında onay mesajı gönderir, takvime yazar ve randevu yaklaşınca hatırlatma yapar.
Online randevu sistemi ne işe yarar?
Randevu sistemi en çok zaman ve düzen kazandırır. Aşağıdakiler genel faydalardır; etkisi işletmenin randevu hacmine ve müşteri alışkanlığına göre değişir.
- Mesai dışı randevu: Müşteri gece ya da hafta sonu da randevu alabilir.
- Daha az telefon trafiği: Basit randevu talepleri telefonla değil, formla gelir.
- Çakışmasız takvim: Aynı saate iki randevu yazılması önlenir.
- Hatırlatma: Müşteriye randevu öncesi otomatik mesaj gider.
- Veri: Hangi hizmetin, hangi günün ve hangi personelin yoğun olduğu raporlanır.
Online randevu sistemi türleri
İşletmeler için üç yol var: ücretsiz ya da düşük maliyetli bir takvim aracı, abonelikle kullanılan hazır bir randevu yazılımı ve işletmeye özel geliştirilen bir randevu sistemi. Doğru seçim; personel ve şube sayısına, ödeme ihtiyacına ve randevunun başka sistemlerle ne kadar bağlantılı olduğuna bağlı.
Randevu programı türleri: takvim aracı, hazır yazılım, özel sistem
Genel karşılaştırma; ürünlerin özellikleri sürüme ve pakete göre değişir.
| Ölçüt | Takvim aracı | Hazır randevu yazılımı | Özel randevu sistemi |
|---|---|---|---|
| Örnek | Google Takvim randevu programı | Abonelikli SaaS ürünleri | İşletmeye özel geliştirilen yazılım |
| Başlama hızı | Çok hızlı | Hızlı | Geliştirme süresi gerekir |
| Personel ve şube | Sınırlı | Genellikle var | İhtiyaca göre |
| Kendi sistemlerinize bağlantı | Sınırlı | Ürünün entegrasyonları kadar | CRM, muhasebe, ödeme doğrudan |
| Veri nerede? | Sağlayıcıda | Sağlayıcıda | Sizin seçtiğiniz sunucuda |
Tablo bizim genel değerlendirmemizdir; belirli bir ürünün özelliklerini değil, modellerin tipik farkını gösterir.
Ücretsiz online randevu sistemi: Google Takvim randevu programı
Küçük bir işletme için en hızlı başlangıç, Google Takvim'in randevu programıdır. Google Takvim Yardım'a göre randevu programı oluşturmak için kişisel bir Google Hesabı ya da Workspace hesabı ve bilgisayarda desteklenen bir tarayıcı gerekir; Android, iPhone ve iPad'deki Takvim uygulamasında randevu programı oluşturulamaz.
Aynı yardım sayfasına göre randevu süresi, haftalık müsaitlik, en erken ve en geç randevu aralığı, randevular arası boşluk ve günlük en fazla rezervasyon sayısı ayarlanabilir. Varsayılan olarak randevu planlamak için en az 4 saatlik bir süre bırakılır. Bazı özellikler için uygun bir Google Workspace ya da Google One aboneliği gerekir.
Bu ücretsiz araç tek kişilik ya da küçük ekipler için yeterli olabilir. Birden çok şube, personel bazında hizmet listesi, ön ödeme ya da CRM bağlantısı gerektiğinde ise ayrı bir randevu yazılımı gündeme gelir.
Bir randevu sisteminde olması gereken özellikler
Randevu yazılımı seçerken demodaki görünüşten çok, kendi iş akışınızı karşılayıp karşılamadığına bakın. Aşağıdaki liste, seçim görüşmelerinde sorulacak temel maddeleri toplar.
Randevu programı özellik kontrol listesi
Bir randevu yazılımını seçmeden ya da geliştirmeden önce bu maddeleri sorun.
- Hizmet, süre ve personel bazında müsaitlik
- Çakışan randevuları engelleme
- Onay ve hatırlatma bildirimleri
- Müşterinin randevuyu iptal edip değiştirebilmesi
- Çok şube ve çok personel desteği
- Ön ödeme ya da kapora seçeneği
- Takvim, CRM ve muhasebe bağlantısı
- KVKK aydınlatma ve verinin dışa aktarılabilmesi
Randevu sistemi ve KVKK
Bir online randevu sistemi ad, telefon ve e-posta gibi kişisel verileri toplar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca bu veriler için aydınlatma yapılır ve veri güvenliği tedbirleri alınır. Klinik gibi sağlık alanındaki işletmelerde dikkat daha da önemlidir: Kanun'un 6. maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve bu verilerin işlenmesini ancak maddede sayılan şartlarla mümkün kılar.
Online randevu sisteminden kampanya içerikli SMS ya da e-posta gönderecekseniz Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamındaki onay kuralları da devreye girer. Hatırlatma mesajlarının ve kampanya iletilerinin ayrımını hukuk danışmanınızla netleştirin. Bu bölüm genel bilgidir, hukuki görüş değildir.
Hazır randevu programı mı, özel randevu sistemi mi?
Hazır randevu yazılımı hızlı başlar ve bakım gerektirmez; ama ürünün sunduğu akışa uyarsınız ve veri sağlayıcının sunucusunda durur. Özel randevu sistemi ise iş kurallarınıza göre yapılır: Örneğin hizmete göre değişen kapora, bayi ya da şube bazında farklı fiyat, CRM'deki müşteri kartına otomatik kayıt ya da e-fatura bağlantısı gibi ihtiyaçlar özel geliştirmede doğrudan karşılanır.
Karar için şu üç soru çoğu zaman yeterli: Randevu akışınız sektördeki standart akıştan belirgin biçimde farklı mı? Randevunun CRM, muhasebe ya da kendi uygulamanızla bağlantılı olması gerekiyor mu? Müşteri verisinin nerede tutulduğu sizin için bir şart mı? Bu sorulara "evet" diyorsanız özel bir randevu sistemini değerlendirin.
Online randevu sistemi kurulumu: 6 adım
Adımlar her üç model için geçerli genel bir sıradır.
Hizmetleri ve süreleri listeleyin
Her hizmetin süresini, fiyatını ve hangi personelin verebildiğini yazın.
Çalışma saatlerini tanımlayın
Personel ve şube bazında müsait saatleri, araları ve tatil günlerini belirleyin.
Kuralları belirleyin
En erken ve en geç randevu süresi, randevular arası boşluk ve günlük üst sınırı seçin.
Bildirimleri ayarlayın
Onay ve hatırlatma mesajlarının kanalını ve zamanını belirleyin.
Yasal metinleri ekleyin
Randevu formuna KVKK aydınlatma metnini ve gerekiyorsa açık rıza adımını ekleyin.
Bağlantıyı yayınlayın
Rezervasyon bağlantısını web sitenize, Google İşletme Profili'nize ve sosyal medya hesaplarınıza ekleyin.
Online randevu sistemi kurarken sık yapılan hatalar
- Hizmet sürelerini yanlış girmek: Gerçek süreden kısa tanımlanan hizmetler takvimi sıkıştırır.
- Araları unutmak: Randevular arası hazırlık süresi tanımlanmazsa gecikmeler birikir.
- Bağlantıyı gizli tutmak: Randevu bağlantısı sitede, İşletme Profili'nde ve sosyal medyada görünmezse kullanılmaz.
- İptal yolunu kapatmak: Müşteri randevusunu kolayca iptal edemezse boş kalan saat dolmaz.
- KVKK metnini eklememek: Formda aydınlatma metni olmadan veri toplamak yasal risk yaratır.
Duman Dijital önerimiz: Tek kişilik ya da küçük bir ekipseniz Google Takvim'in randevu programıyla başlayın; personel, şube, kapora ya da CRM bağlantısı ihtiyacı doğduğunda hazır yazılım ile özel randevu sistemini toplam maliyet ve veri kontrolü açısından karşılaştırın. Gerekçemiz: Google'ın yardım sayfasına göre temel randevu programı kişisel bir Google Hesabı ile kurulabiliyor; daha ileri ihtiyaçlar ise ya abonelik ya da geliştirme gerektiriyor.
İşletmenize özel randevu, sipariş ya da müşteri takip sistemleri geliştiriyoruz. Yaklaşımımızı özel yazılım geliştirme sayfamızda, WhatsApp ile randevu onayı ve hatırlatma gibi otomasyonları otomasyon ve bot yazılımı sayfamızda anlattık. Müşteri kayıtlarını randevuyla birlikte yönetmek için CRM nedir rehberimize, randevu bağlantınızı haritalarda görünür kılmak için Google İşletme Profili rehberimize bakabilirsiniz.
Kaynaklar
- Google Takvim Yardım: Randevu programı oluşturma (okundu 2026-11-14).
- Mevzuat Bilgi Sistemi: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik (okundu 2026-11-14).
Sıkça sorulan sorular
Ücretsiz randevu sistemi var mı?
Evet. Google Takvim'in randevu programı kişisel bir Google Hesabı ile kurulabiliyor; bazı özellikler için Workspace ya da Google One aboneliği gerekiyor.
Randevu sistemi hangi işletmeler için uygun?
Kuaför, güzellik merkezi, klinik, danışmanlık, eğitim, oto servis gibi zamanını saat dilimlerine bölerek satan her işletme için uygundur. Restoranlar için sipariş, adisyon ve stok tarafını restoran programı yazımızda anlattık.
MHRS randevusu bu yazının konusu mu?
Hayır. Devlet hastanelerinden randevu için mhrs.gov.tr kullanılır. Bu yazı, kendi müşterilerine randevu vermek isteyen işletmeler içindir.
Randevu sistemi web siteme eklenebilir mi?
Evet. Çoğu araç bir rezervasyon bağlantısı ya da sayfaya gömülebilen bir bileşen sunar; özel sistemde randevu doğrudan sitenizin parçası olur.
Randevu sisteminde KVKK neden önemli?
Sistem kişisel veri toplar. 6698 sayılı Kanun aydınlatma ve veri güvenliği ister; sağlık verisi ise 6. maddeye göre özel nitelikli kişisel veridir.
Hazır randevu yazılımı mı, özel sistem mi daha uygun?
Standart bir akış için hazır yazılım yeterlidir. Kapora, şube bazında fiyat ya da CRM ve muhasebe bağlantısı gibi özel kurallar varsa özel sistem daha uygundur.
İlgili hizmetler
Özel Yazılım Geliştirme
Özel yazılım geliştirme ile işinizin akışına göre web uygulamaları, yönetim panelleri ve API'ler kuruyoruz. Hazır bir paketin sizi zorladığı yerde sürecinizi araca değil, aracı sürecinize uyduruyoruz.
İnceleyinOtomasyon ve Bot Yazılımı: İş Akışı Otomasyonu ve WhatsApp Botu
Otomasyon ile ekibinizin her gün tekrarladığı ekran işlerini, sistemler arası veri taşımayı ve raporlamayı yazılıma devrediyoruz. Önce API ile, gerekmedikçe bot ile değil.
İnceleyin